入社式の案内メールの返信の件名や内容は?連絡が来ない場合はどうする?

公開日: : その他の話題

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毎年4月1日になると入社式が全国で行われると思うのですが、そのときにはその案内が事前にくると思います。案内はメールや封書でくる場合もあります。今はメールで来るケースも多いかと思いますが。メールにしろ、封書にしろ、メールでの返信が多いように思います。返信は恐らく要求されるものではないと思います。入社式の案内に「出欠を知らせてほしい」と書かれていなければ。ただ、現実的には一応返信をしておいた方が、これからの関係を考えると無難と言えます。さて、そういった入社式のメールの返信すが、いつまでにやれば良いのでしょうか?そして、どういう内容で返信をすれば良いのでしょうか?かなり些細なことではありますが、緊張しますよね。会社の人間を不機嫌にしたらマズイとか、そういう考えもあるはずですから。では、どういった形で返信をしていけば良いのか?解説していきます。

 

入社式の案内やメールはいつ届くのか?

これは会社によってバラバラです。すでに届いているという方もいるでしょうか?入社式が4月1日だとすると、常識的には遅くても1ヶ月前とかには届けてほしいですね。今後の予定もあるのでね。入社式がないならまだしも、入社式があるにもかかわらず、その連絡を全然よこさない企業というのも結構あるらしいですよ。ネットで相談している例が結構見つかります。入社式のメールがこないと嘆いている人、心配になっている人もいるみたいです。以前、リーマンショックの頃に内定取り消しが頻発して問題になりました。2009年頃かな?このときには内定を出したものの、入社前になって、内定取り消しに遭う例が全国的に頻発し、それがニュースでも取り上げられたんです。それを見てきた人からしてみれば、連絡が来ないとなると、もしや内定を取り消されるのか?それとも会社が潰れるのか?とか、いろいろな不安がよぎるでしょう。だいたい2月から3月くらいにかけて連絡が来ると思うのですが、入社式があると分かっているのに連絡が全然こない、1ヶ月前とかになっても来ないのであれば、こちらから問い合わせてみるのも良いと思います。

 

入社式のメールの返信に送る件名はどうする?

これがまた難しいですね。件名はメールでそもそも案内が着た場合には、すでに件名が入っています。それに返信をすると、「Re」がつく形になります。これでも悪くないような気がしますけどね。つまり、件名を変えないでそのまま返信すれば、入社式の案内への返信だろうとすぐに分かるからです。件名を変えて、1から打ち直しても分かるとは思いますが、件名っていうのは、メールの中身を見ないでも中身を想像できるようにするものですから、件名をあえて変えないといけない理由はないと思いますけどね。中には誰から送られてきたのか?分かるようにすべきとしている人もいますが、それはメールの中に書いておけば十分だと思いますよ。だって、メールの中身は絶対に見るわけでしょう。ならば、別にメールの件名に名前を書かないといけない理由は存在しません。メールの件名は、入社式の案内への返信だということさえ分かれば良いのです。だから、メールの件名をは変えても良いですが、変えなくても良いと思いますよ。

 

入社式のメールの返信の内容は?

これは正解はありませんが、とりあえず必要なのは誰に宛てるか?ということと、出欠の意思表示、そしてお礼でしょうか。まず会社名(株式会社〇〇)そして、その下に宛名「人事部〇〇様」といった形で表記します。入社式の案内を誰が送ってきたか?分かる場合には、その人の名前をここで宛名にすると良いでしょう。それが分からない場合には、部署名だけを記入しておくか、社長の名前にしておくという手もあるでしょうか。そして、空白を1行空けて、内容を書いていきますが、まず自己紹介をします。大学学部学科名、そして名前を名乗ります。そして、内定を得られたお礼、または入社式を開催することへのお礼を書きます。次に出欠の意思表示を書いていきましょう。最後に入社式を楽しみにしている(欠席の場合は出られないことへのお詫びと入社することを楽しみにしている等)といったことを書いておけば良いと思います。そんなに長く書く必要はありません。100文字から200文字くらいで十分だと思います。入社式の返信メールはいろいろな学生からくるわけですから、1人が長いと読むだけで疲れますから、せいぜい1分程度で読める範囲内に文章量を調節しましょう。内容は丁寧かつ簡潔を意識すると良いと思います。

 

ちなみに入社式の案内がきてから何日以内に返信すれば良いのか?については、できるだけ早い方が良いです。メールで返信するケースが多いと思いますけど、その場合にはできればその日のうちにやっておきましょう。遅くても2日以内くらいには返信をしてくべきです。だから、案内が着たら、すぐに返信内容について確認をしないといけないわけですが、それを確認したら、忘れないうちに返信をしておきましょう。明日やろうと思っていると、忘れてしまうケースも多々ありますから。返信が遅れると、それだけ印象も良くないですし、返信をしないというのもあまり印象は良くないのでしょう。いくら返信をしてほしいと書いていなかったとしても。基本的には出欠の確認をする場合もあると思いますから、その場合には返信は必須でしょうからね。こういうやり取りは今後会社で働いているいくうえで本当に増えていくと思います。そのための練習でしょうし、そういったケースが今後増えていくことを見据えて、今のうちにメールの書き方を学んでいくと良いと思います。入社式は、その会社で働く日の最初になるとともに第一歩を踏み出すわけですから、意識を社会人に変えて臨んでいきましょう。

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